Workshop on Conference Management Series: “Technical Program and Proceedings Quality” #2 usai digelar secara daring pada Sabtu, 27 Februari 2021. Kegiatan berlangsung pada pukul 08.30-12.00 WIB. Kegiatan ini adalah seri kedua dari Workshop on Conference Management Series. Sebelumnya, IEEE Indonesia Section menyelenggarakan sesi pertama pada 30 Januari 2021.

IEEE Indonesia Section Chair 2021, Dr. Ing. Wahyudi Hasbi menyampaikan, sesi kedua Workshop on Conference Management Series ini sangat penting. Oleh karenanya, IEEE Indonesia Section mengundang para pembicara yang sangat berpengalaman terkait Technical Program dan Proceeding Quality. Ia berharap para pembicara dapat memberikan pencerahan kepada organizer sehingga mampu menjaga kualitas konferensi IEEE Indonesia Section.

“Jangan sampai conference-nya bagus tapi proceeding-nya ditolak IEEExplore. Makanya kita buat workshop ini. Tentu dengan manajemen yang baik kita bisa menyelenggarakan konferensi yang baik. Apalagi konferensi IEEE adalah yang terbesar kalau kita lihat statistiknya. Ini menjadi tantangan bagi kita untuk mempertahankan dan meningkatkan kualitas konferensi,” tuturnya.

Workshop on Conference Management Series: “Technical Program and Proceedings Quality” #2 menghadirkan dua pembicara yaitu IEEE Indonesia Section Advisory Committee and Lecturer of Telkom University, Dr. Muhammad Ary Murti dan Chair of Computer Society Chapter and Lecturer of BINUS University. Dr. Ford Lumban Gaol.

Dr. Muhammad Ary Murti mengatakan, tujuan penyelenggaraan konferensi berbeda-beda. Bagi organizer, tujuan menyelenggarakan konferensi bisa karena ingin meningkatkan kemampuan, memberikan kesempatan kepada yang lain untuk berkontribusi, memberikan feedback untuk organisasi, kesenangan, hingga membangun citra atau branding.

Ada tiga pilar dalam mengelola konferensi yaitu sponsor, manajemen dan publikasi. Konferensi dinilai baik apabila memiliki kualitas yang baik. Kualitas ini perlu dijaga karena untuk menjaga reputasi IEEE, publikasi dan proceeding-nya terindeks, dan untuk menghindari masalah hukum seperti plagiat,” terangnya.

Dalam internasional conference, lanjut Ary, penyelenggara perlu memperhatikan komposisi paper. Komposisi yang baik adalah 75 persen internasional dan 25 persen nasional. “Begitupun dengan konferensi nasional, jangan sampai paper yang masuk kebanyakan paper internal,” tukasnya.

Dalam kesempatan yang sama, Dr. Ford Lumban Gaol mengungkapkan bahwa salah satu bagian paling penting dalam menyelenggarakan konferensi adalah pembentukan panitia. Biasanya panitia konferensi terdiri dari General Co-Chairs, Technical Program Chairs, Publication Chairs, International Co-Chairs, Industry Engagement Chair, Exhibition and Demo Chair, Local Arrangement Chair, Sspecial Track Program Chairs, Conference Treasurer, Webmaster dan Local Organizing Committee.

“Dalam TPC Structure  terdiri dari Technical Program Chair, Committee dan Reviewers. Technical Program terbagi menjadi tiga bagian, yaitu oral, poster dan workshop tutorial. Untuk oral, biasanya diberi waktu 15 menit untuk presentasi dan 5 menit untuk tanya jawab. Sementara poster, keunggulannya adalah memiliki engagement yang lebih kuat dengan audience. Oleh karenanya penulis harus berada di dekat posternya masing-masing. Sedangkan workshop tutorial haruslah yang menarik agar diminati para peserta,” tukasnya.

Setelah sesi penyampaian materi, kegiatan dilanjutkan pada sesi diskusi. Kegiatan Workshop on Conference Management Series: “Technical Program and Proceedings Quality” #2 diakhiri dengan foto bersama.

Video Workshop on Conference Management Series: “Technical Program and Proceedings Quality” #2 dapat diakses melalui tautan berikut: https://www.youtube.com/watch?v=0TRK_haMZdc