IEEE Indonesia Section menyelenggarakan Workshop on Conference Management Series pada Sabtu, 30 Januari 2021. Topik yang diusung pada seri pertama mengenai “Organizing a Conference” #1. Materi tersebut disampaikan oleh IEEE Indonesia Section 2021 Chair, Dr. Ing. Wahyudi Hasbi serta IEEE Indonesia Section 2021 Vice Chair, Prof. Gamantyo.
Kegiatan yang dimoderatori oleh IEEE-IS Conference Activities 2021 Lecturer Dept. Ilmu Komputer, FMIPA, IPB University, Auzi Asfarian, S.Komp, M.Kom ini dimulai pukul 09.00 WIB. Dalam paparannya, IEEE Indonesia Section 2021 Chair, Dr. Ing. Wahyudi Hasbi menyampaikan beberapa kebijakan baru guna meningkatkan kualitas konferensi. Salah satunya yaitu mewajibkan leader conference menjadi anggota IEEE. Tujuannya karena kita ingin mendorong kedekatan secara emosional sebagai anggota IEEE yang akan berusaha menjaga kualitas conference.
“Kebijakan lainnya yaitu perubahan di LoA (Letter of Agreement) yang bisa diakses di website IEEE Indonesia Section. Kita juga nanti melibatkan Student Branch dan IEEE Technical Chapter yang relevan dengan konferensi,” ujarnya.
Pada kesempatan yang sama, IEEE Indonesia Section 2021 Vice Chair, Prof. Gamantyo menyampaikan perihal conference management. Menurutnya keberadaan sponsor dalam konferensi cukup penting. Salah satu manfaat yang didapat adalah memperluas jangkauan konferensi itu sendiri. Selain itu kita dapat menambah sumber daya serta jejaring.
“Sponsor juga dapat meningkatkan pengakuan pada instansi karena mampu menyelenggarakan konferensi. Kita perlu mendekati sponsor yang berpotensi sejak jauh-jauh hari,” tambahnya.
Gamantyo juga menjelaskan bahwa dalam menyelenggarakan konferensi diperlukan tim, technical program dan manajemen. Kesuksesan konferensi bergantung pada timnya. Oleh karena itu kita perlu merekrut anggota yang sudah berpengalaman maupun orang baru.
Setelah sesi penyampaian materi, kegiatan dilanjutkan dengan tanya jawab. Acara pun berlangsung dengan lancar. Usai seri “Organizing a Conference” #1, IEEE Indonesia Section akan mengadakan seri kedua dan ketiga dalam waktu dekat. (Desy)